SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) pada dasarnya merupakan suatu prosedur sistematik tentang pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan kembali berbagai data atau informasi yang sangat dibutuhkan oleh suatuperusahaan (organisasi) atau para pemakai guna memperlancar kegiatan pengoprasian perusahaan.
Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Definisi sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 : 90) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai berikut : Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi datayang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.
Pengertian sistem informasi sumber daya manusia yang diungkapkan oleh Raymond McLeod, Jr yang telah diterjemahkan oleh Hendra Teguh (2004 : 475) dalam buku Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut : Sistem Informasi sumber daya manusia adalah sistem yang menunjang manajemen untuk mempermudah dalam proses pengambilan keputusan yang meliputi aktivitas merencanakan, menerima, menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya manusia atau anggota perusahaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sumber dayamanusia merupakan suatu proses sistematik yang memiliki kemampuan lebih dari sekedar laporan komputer mengenai informasi pegawai, menganalisa, memelihara dan mengendalikan informasi keseluruhan mengenai sumber daya manusia agar dapatdipakai oleh semua pihak yang membutuhkan.
Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia mengungkapkan bahwa : Sebuah sistem informasi sumber daya manusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi yang :
1. Tepat waktu,
2. Akurat,
3. Ringkas,
4. Relevan,
5. Lengkap.
2. Akurat,
3. Ringkas,
4. Relevan,
5. Lengkap.
Karakteristik Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut diatas diuraikan secara
singkat sebagai berikut :
1. Tepat Waktu, Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.
2. Akurat, Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.
3. Ringkas, Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
4. Relevan, Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi ter-tentu.
5. Lengkap, Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai berikut :
Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah
sebagai berikut :
1. Blangko-blangko lamaran
Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia
2. Evaluasi-evaluasi penting
Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuatkeputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi
3. Maklumat-maklumat perubahan personalia
Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.
4. Tindakan-tindakan pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.
5. Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.
Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Komponen-komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :
a.Fungsi Masukan,
b.Fungsi Pemrosesan,
c.Fungsi Keluaran.
Secara singkat komponen fungsional utama dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).
b.Fungsi Pemrosesan
Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
c.Fungsi Keluaran
Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.
Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.
Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Subsistem Input
Kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelejen.
Subsistem ini terdiri dari :
a. Sistem Informasi Data Personil
b. Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang berupa non keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.
c. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :
penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.
d. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia
Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja, masyarakat global, dan sebagainya.
2. Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :
a. Isi Database
Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain.
Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.
b. Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.
c. Perangkat Lunak Manajemen Database
Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.
3. Subsistem Output
Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil perusahaan, yang meliputi :
a. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.
b. Subsistem Perekutan
Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran pelamaran dan pencarian internal.
c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi, realokasi, keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.
d. Subsistem Kompesasi
Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa terhadap apa yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.
e. Subsistem benefit
Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang karyawan dan masa kerjanya.
Salah satu hal yang dipersepsi oleh karyawan adalah rancangan pekerjaan yang didalam-nya termasuk peralatan dan perangkat serta cara kerja yang berhubungan langsung dengan peker-jaan mereka. Peralatan atau perangkat yang dimaksud adalah SISDM itu sendiri. SISDM sebagai perangkat untuk mendukung kerja memiliki kriteria ± kriteria dalam setiap aspeknya baik subsistem input, pemrosesan ataupun output. Kriteria ± kriteria yang dimak-sud adalah tepat waktu,akurat, ringkas, relevan dan lengkap. Kriteria- kriteria inilah yang akan dipersepsi oleh karyawan apakah sesuai dengan harapan dan kebutuhan karyawan ataukah tidak.
Bagaimana karyawan mempersepsi SISDM berkaitan dengan harapan dan kebutuhan karyawan tersebut terhadap karakteristik SISDM yang sedang digunakan. Ketika data SISDM dipersepsi tidak dapat memberikan data secara tepat waktu, tidak memberikan data yang akurat dan bebas kesalahan, tidak banyak informasi yang diperoleh melalui SISDM secara tepat dan lengkap, maka SISDM dipersepsi tidak sesuai dengan harapan karyawan.
Data SISDM yang dipersepsi tidak dapat memberikan informasi yang tepat waktu, akan mengakibatkan karyawan menghayati bahwa SISDM tidak dapat membantunya dalam menyelesaikan pekerjaan secara cepat, sehingga muncul penghayatan time urgency yang mendesak karyawan untuk bekerja secara terburu ± buru. Begitu pula ketika data SISDM dipersepsi tidak tampil secara mudah danringkas, maka karyawan akan menghayati data SISDM merupakan data mentah yang masih harus diproses secara manual sehingga semakin mendesak pekerjaan karyawan.
Hal ini juga akan membuat pekerjaan menjadi semakin banyak dan sulit, sehingga karyawan menghayati work overload (pekerjaan yang berlebihan) yang bila dibiarkan dapat menjadi frustasi karena karyawan tidak dapat menyesuaikan diri terhadappekerjaannya. Data SISDM yang dipersepsi tidak memberikan informasi yang bebaskesalahan dan tidak dapat diandalkan akan dimaknakan tidak akurat, tidak relevan dan tidak lengkap yang kemudian akan mempengaruhi prosedur kerja karyawan untuk menjadi dihayati semakin sulit.
Kondisi ± kondisi time urgency yang mendesak, prosedur kerja yang sulit, jumlah pekerjaan yang berlebihan (work overload) hingga berakhir menjadi frustasimerupakan aspek ± aspek yang mempengaruhi beban kerja karyawan. Kondisi ± kondisi seperti ini dapat menjadi faktor penekan bagi karyawan sehingga harusmenggunakan energi lebih banyak. Penggunaan energi yang secara terus ± menerusmengakibatkan timbulnya kelelahan (fatigue). AM. Sugeng. Budiono (2003:87) mengatakan kelelahan kerja ditandai dengan melemahnya tenaga kerja melakukan pekerjaan/kegiatan, sehingga akan meningkatkan kesalahan dalam melakukan pekerjaan. Selain itu, kondisi ± kondisi seperti time urgency yang mendesak,work overload dan frustasi dapat menjadi faktor psikis dalam mempengaruhi beban kerja. Faktor psikis ini akan berakibat pada kelelahan psikis yang berkaitan dengan kelelahan emosional (emotional exhaustion) yang ditandai dengan hilangnya perhatian, kepercayaan, minat dan semangat dalam bekerja (Ray & Miller, 1994).
Ketika seorang pekerja telah menghayati pekerjaannya dengan sebuah penghayatan bahwa lingkungan fisik ataupun psikis merupakan sebuah penekan bagidirinya dan pekerja tidak dapat beradaptasi terhadap tuntutan pekerjaannya maka halini dapat berpengaruh pada tingkah lakunya dalam bekerja yaitu hilangnya minat dan semangat bekerja yang tampak dalam tingkah laku mangkir, sering terlambat, lambatdalam menyelesaikan tugas.
Referensi
